De functie van een toezichtkader met ijkpunten

Documenten_in_samenhang
Datum:

01 november 2022

Categorieën:

Contributor(s):

Hartger Wassink

Blog 4 in de serie De Governance-puzzel

In de vorige blogs heb ik de basis van bestuur en toezicht uiteengezet. Bestuur en toezicht vormen samen de schakel tussen de omgeving en de organisatie. In samenspel vertalen ze de waarden en intenties van de belangrijkste stakeholders, die de organisatie haar bestaansrecht geven, in een kader voor het beleid van de organisatie. Het uitvoerend bestuur neemt vervolgens alle initiatieven en geeft verantwoording over de realisatie van het beleid. Het intern toezicht toetst deze verantwoording aan het kader en zorgt dat de cirkel van verantwoording gesloten wordt.

Dat betekent dat het toezichtkader een onmisbaar element is in bestuur en toezicht. Idealiter is het toezichtkader een tastbaar, levend document. Is zo’n document er niet, dan is er nog steeds een ‘toezichtkader’, alleen blijft dat veelal onuitgesproken. Alle betrokkenen, lid van het bestuur of het intern toezicht, zullen dan zo hun eigen ideeën hebben over wat goed bestuur (en toezicht) is. Er hangt als het ware stilzwijgend een kader boven tafel. Meestal gaat dat wel goed. Omdat het met de meeste organisaties gelukkig doorgaans wel goed gaat—maar dat is dan niet dankzij de kwaliteit van bestuur en toezicht.

Houvast als het erom spant

Het gemis van zo’n uitgesproken, expliciet toezichtkader doet zich pas echt voor op het moment dat het erom spant. De resultaten vallen tegen. De bestuurder vertoont discutabel gedrag. Een plotselinge verandering van omstandigheden heeft ingrijpende gevolgen voor de organisatie. Het zijn allemaal situaties waar het erop aankomt. Zijn de rollen voor iedereen helder? Weet de bestuurder wat de ruimte is voor een slagvaardige reactie? Weet het intern toezicht welke houvast het heeft om te kunnen interveniëren als het nodig is?

Als op zo’n moment daar nog een gesprek over gevoerd moet worden, is het vaak te laat. Er is tijdsdruk, en er is emotie in het spel, wat niet de ideale omstandigheden zijn om zo’n fundamenteel gesprek te voeren. Vaak wordt er dan naar bevind van zaken geïmproviseerd. Ook dat komt meestal wel goed, omdat bestuurders en toezichthouders vaak kundige mensen zijn. Maar soms gaat het faliekant fout. Dan eindigt het er doorgaans mee dat de belangrijkste ‘hoofdrolspelers’ hun positie opgeven, al dan niet gedwongen. Er wordt op die manier regelmatig veel tijd, geld en talent verknoeid, en het belangrijkste: zo’n organisatie is een tijdje stuurloos.

Hoe kan een (expliciet) toezichtkader helpen, om zo’n onwenselijke situatie te voorkomen? Vooropgesteld: een toezichtkader op papier is geen garantie. Het gaat om de wisselwerking: afspraken en onderlinge verwachtingen op papier geven structuur voor de werkwijze in de praktijk. In die praktijk moet enigszins pragmatisch met die afspraken omgegaan worden. Het allerbelangrijkste is de integriteit van alle betrokkenen om vanuit vertrouwen met elkaar om te gaan. Voor dat laatste bestaat geen enkel instrument, dat moet vanuit mensen zelf komen. Ik ga hier in blog 6 nog verder op in.

Dat gezegd hebbend, kan het systematisch werken met een expliciet toezichtkader wel helpen, om dat vertrouwen te laten groeien. En andersom: de afwezigheid van duidelijke verwachtingen kan zorgen voor afnemend onderling vertrouwen.

Elementen van het toezichtkader

Het toezichtkader beschrijft idealiter vier elementen van het intern toezicht:

  • De uitgangspunten en werkwijze van het intern toezicht zelf
  • Het rolonderscheid en het samenspel tussen toezicht en bestuur
  • Inhoudelijke ijkpunten voor toezicht op het beoogd resultaat
  • Inhoudelijke ijkpunten voor het toezicht op risico-management

De uitgangspunten en werkwijze van het intern toezicht beschrijven de visie op toezicht. Dat lijkt een open deur, maar juist hier gaan cruciale zaken mis. Zoals gezegd heeft het intern toezicht-orgaan alleen gezag in gezamenlijkheid. Individuele leden hebben geen eigen autoriteit. Het is daarom heel belangrijk dat het intern toezicht op één lijn zit, wat betreft de uitgangspunten voor hun taak. Welke mate van controle wil het intern toezicht kunnen uitoefenen, en op welke manier? Hoe verhoudt zich die tot de adviesrol? Hoe ziet het intern toezicht zijn rol in relatie tot de stakeholders?

Het rolonderscheid tussen toezicht en bestuur gaat vooral over de vraag hoe het intern toezicht zijn controlerol vervult. Die wordt ook wel aangeduid met de ‘toezicht’-rol, waarmee dan het toezicht-in-smalle-zin wordt bedoeld. Om die controle goed uit te kunnen oefenen, zijn twee zaken nodig:

  • Duidelijkheid over de ijkpunten waarop het intern toezicht het bestuur controleert (zie verderop)
  • Een adequate, faire en heldere procedure waarmee de controle plaatsvindt.

Soms vinden organen voor intern toezicht het lastig of ongezellig om over controle te praten. Ik denk dat het daarom meestal ‘toezicht’ genoemd wordt, waarbij nog een beetje in het midden kan blijven wat dat precies inhoudt. Ik denk dat het goed is om helder te zijn, dat het intern toezicht op sommige momenten expliciet controle moet uitoefenen, op grond van de verantwoordelijkheid die het heeft naar stakeholders. Het meest duidelijk komt dat naar voren, bij het goedkeuren van de jaarcijfers. Maar omdat het intern toezicht integraal verantwoordelijk is voor alles, is het goed om helder te zijn, dat de controlerol dus ook al het beleid betreft.

De functie van ijkpunten

Natuurlijk kan het intern toezicht niet al het beleid controleren. Daarvoor ontbreekt simpelweg de tijd. Intern toezicht-organen komen doorgaans maar enkele keren per jaar bij elkaar. Om die reden is het goed de inhoudelijke ijkpunten voor de controle op het beleid helder te maken. Dat zijn de laatste twee onderdelen van het toezichtkader.

Bij die inhoudelijke ijkpunten kan onderscheid gemaakt worden tussen criteria voor beoogd resultaat aan de ene kant, en ijkpunten voor risico-management (kaders die gesteld kunnen worden aan de uitvoering) aan de andere kant. Samen creëren deze ijkpunten de beleidsruimte voor de bestuurder. In een volgend blog zal ik uitleggen hoe dat werkt.

Voor nu is het belangrijk om vast te stellen, dat als het intern toezicht en het bestuur helder hebben afgesproken op welke momenten het intern toezicht controle uitoefent, op basis van de ijkpunten, dat op alle andere momenten het intern toezicht slechts een adviserende rol heeft. Zo kan een toezichtkader helpen om de rollen tussen bestuur en toezicht steeds scherp te onderscheiden.

In onderstaand schema heb ik geprobeerd zichtbaar te maken hoe het toezichtkader zich verhoudt tot andere documenten van bestuur en toezicht. En nogmaals, belangrijk om te bedenken: als er geen expliciet toezichtkader op papier is, is er wel een impliciet toezichtkader. Dat bevindt zich dan in de hoofden van alle betrokkenen. Dat maakt het moeilijker om het als houvast te gebruiken, omdat iedereen steeds moet gissen wat er in het hoofd van de anderen omgaat.

Deel dit artikel